Toelichting validatieregels

Hoe wordt de abonnee aanvraag gevalideerd?

In het abonnee validatie proces wordt door KPN vastgesteld of de onderneming die de aanvraag heeft ingediend daadwerkelijk bestaat door een controle bij de Kamer van Koophandel. Er wordt hierbij niet alleen gekeken naar het KvK nummer, maar ook naar de correctheid van de handelsnaam en vestigingsplaats. Een afwijking tussen de aanvraag en het KvK register leidt tot een afwijzing.

Tevens controleert KPN of de in de aanvraag opgegeven bevoegd vertegenwoordiger daadwerkelijk handelingsbevoegd is volgens het KvK Register.

Verder zijn er nog de volgende controles voor zowel de bevoegd vertegenwoordiger als eventuele gevolmachtigde contactpersonen:

o Is er een kopie van een geldig ID-bewijs bijgevoegd?

o Komt de handtekening op het formulier overeen met de handtekening op de kopie van het ID-bewijs?

Bij al deze controles let KPN op de correctheid van de opgeven informatie. Het opgeven van bijvoorbeeld een verkeerde handelsnaam of een foutief gespelde handelsnaam leidt tot afwijzing. Dit geldt ook voor fouten in achternamen of geboortedatum. Ook het ontbreken van een handtekening of het niet overeenkomen van een handtekening op het aanvraag formulier of alleen het zetten van een paraaf leidt tot afkeur. Dit geldt ook voor de gegevens van de eventuele gevolmachtigden.

 

Hoe wordt de certificaat aanvraag gevalideerd?

De aanvraag voor het certificaat wordt op een vergelijkbare manier gevalideerd als de abonnee aanvraag. Alle gegevens op het certificaat aanvraag formulier moeten overeenkomen zoals het is opgegeven in het abonneeformulier. Immers die vormen de basis voor de uitgifte van het certificaat. Dus ook hier dient de KvK nummer, handelsnaam, vestigingsadres etc correct te zijn en overeenkomstig met hetgeen eerder al gevalideerd is. Deze match wordt gemaakt aan de hand van het abonneenummer dat u dient op te geven op de certificaataanvraag. In de Abonneeregistratie is er de mogelijkheid om naast de bevoegd vertegenwoordiger een of twee gevolmachtigde contactpersonen op te geven. Deze mogen de certificaat aanvraag ondertekenen. De handtekening op de aanvraag wordt gecontroleerd aan de handtekeningen zoals die zijn gevalideerd in de abonnee administratie. Ook hier moet een goede match zijn en worden parafen niet geaccepteerd. Naast de hierboven genoemde controles vinden er ook een aantal technische controles plaats op basis van de door uw systeem gegenereerde ” fingerprints “. Fouten hierin leiden ook tot afwijzen van de aanvraag.

 

Zorgvuldig, correct en compleet

Het is dus van belang alle informatie zorgvuldig, correct en compleet te verstrekken. Afwijzen is namelijk een eindpunt in het validatieproces. Na afwijzing dient de volledige aanvraag opnieuw te worden ingediend en te worden behandeld. Dit geldt zowel voor de abonneeregistratie als de certificaataanvraag.