Toelichting aanvraagproces

In het aanvraagproces spelen drie partijen een belangrijk rol. De volgende legenda geeft aan hoe deze partijen weergegeven zijn in onderstaande flowcharts.

 

Legenda betrokken partijen:

 

Hieronder vindt u een stapsgewijze beschrijving van het aanvraagproces:

 


Abonnee registratie

De eerste stap in het aanvraagproces is het registreren als abonnee bij KPN. Op https://kpnbapi.managedpki.com kunt u zich aanmelden als abonnee en alle relevante stappen doorlopen, zoals het invoeren van uw bedrijfsgegeven en het accepteren van de voorwaarden. Tevens kunt u hier aangeven wie er namens uw organisatie gevolmachtigd worden om in stap 3 certificaat aanvraag te doen.

Wanneer u alle gegevens hebt ingevuld, print u dit formulier uit. U ontvangt tevens per e-mail een bevestiging van uw registratie met daarin het formulier als bijlage. U ondertekent het formulier. Het ondertekende formulier en de noodzakelijke bijlages (zoals het KvK uittreksel en Wettelijke identiteitsbewijs van de bevoegd vertegenwoordiger en de eventuele gevolmachtigden) verstuurt u per post aan KPN.

Na ontvangst van uw ondertekende abonneeregistratie -formulier met gevraagde bijlages valideert KPN uw aanvraag. Wanneer uw gegevens succesvol gevalideerd zijn ontvangt u per email de bevestiging en uw abonneenummer. Dit abonneenummer heeft u nodig in stap 3.

Mocht uw aanvraag niet correct zijn, dan wordt u hierover geïnformeerd.

 


Software update

Stap 2 is het in gebruik nemen van een versie van uw administratie- of aangiftesoftware die geschikt is voor KPN BAPI certificaten. Verifieer bij uw softwareleverancier of dit in uw situatie reeds het geval is.

 


Certificaat aanvraag

Voor het aanvragen van een KPN BAPI certificaat dient u te beschikken over:

o Het KPN BAPI Abonnee nummer dat u heeft ontvangen van KPN, zie stap 1

o Een KPN BAPI geschikte versie van uw administratie of aangifte software, zie hiervoor stap 2

Met behulp van de software kunt u nu een certificaat aanvraag doen. Tijdens het aanvragen moet u uw KPN BAPI abonneenummer en dossiernummer opgeven. Uw systeem verzendt naar KPN een tweetal bestanden (CSR´s) die nodig zijn om het certificaat aan te maken. Tevens genereert de software een brief met alle relevante aanvraaginformatie. U dient deze brief te laten ondertekenen door of de bevoegd vertegenwoordiger of één van de opgegeven gevolmachtigden (zie stap 1: abonneeregistratie). Vervolgens stuurt u deze brief per post naar KPN.

KPN zal de certificaat aanvraag valideren. Op basis van een positieve validatie zal KPN uw KPN BAPI certificaat uitgeven. In deze stap wordt tevens bepaald of de zogenaamde Dname verandert t.o.v. een eventueel eerder BAPI certificaat. De Dname verandert o.a. door een wijziging in de handelsnaam, vestigingsplaats en kvk nummer t.o.v. de gegevens waarop het oude certificaat verstrekt. Als dit het geval is kent KPN uw certificaat een nieuwe Dname toe. Hierdoor dient u in stap 4 een aanvullende handeling te verrichten voordat u het certificaat kunt gebruiken voor het doen van aangiften.

U ontvangt per email een bericht met de link waar u de certificaten kunt ophalen. Per post ontvangt u de formele gereedmeldbrief met daarin o.a. uw intrekcode.

Mocht uw aanvraag niet correct zijn, dan wordt u hierover geïnformeerd.

 


Certificaat gebruik

De ingebruikname van het certificaat bestaat voor de meeste aanvragers uit een tweetal stappen. De eerste stap is het installeren van het nieuwe certificaat in uw softwarepakket. Hierbij kunt u zich laten ondersteunen door uw softwareleverancier. Vervolgens kunt u het certificaat gebruiken voor het doen van aangiften bij de Belastingdienst.

Voor een aantal aanvragers is er een extra stap nodig. Als er bij stap 3 gegevens van de aanvrager (zoals handelsnaam, vestigingsplaat, KvK nummer) zijn veranderd, dan verandert hierdoor de zogenaamde Dname van het certificaat. Hierdoor is de Belastingdienst niet in staat om de automatische match te maken tussen uw oude en nieuwe certificaat. U zult dan een verzoek moeten indienen (via uw softwarepakket) aan de Belastingdienst om uw nieuwe certificaat in gebruik te nemen. Uw software leverancier kan u hierbij helpen.